Een praktische tool om de ontwikkeling van de CVT’s te volgen

By: Suzanne Verdonschot, Lieve Scheepers

#Blogreeks Innovatie  

Een Vlaamse fabriek werkt sinds enige tijd met Continu Verantwoordelijke Teams. Het produceren en assembleren van onderdelen waarmee in China versnellingsbakken gebouwd worden, gebeurt in deze teams die zelf beslissen over hun aanpak. Teamsupervisors en ploegverantwoordelijken werken samen met de operatoren om de hoge aantallen in de productie waar te maken . Deze blog vertelt over een praktisch instrument dat de teams ontwikkelden om  te reflecteren op hun aanpak en die tevens te verbeteren. Belangrijk om als lezer van deze blogreeks te weten is dat Punch Powertrain momenteel in een moeilijke tijd zit en samen met haar mensen een grote herstructurering doormaakt. In overleg met de betrokkenen kiezen we ervoor deze blogreeks (die wat eerder in de tijd speelt), toch te plaatsen. De blogs geven namelijk informatie over het creëren van betrokkenheid. En juist dat is in deze periode van belang, om om te kunnen gaan met de situatie.

De ontwikkeling van ‘het spinnenweb’

Nu de op te leveren aantallen in de productie telkens stijgen en de CVT’s alle zeilen bij moeten zetten om dit waar te maken, ontstaat behoefte aan reflectie. Lieze Drees kwam bij het bedrijf als CVT-coach. Marc de Wind, COO, geeft haar de opdracht om de CVT’s te helpen met het reflecteren op hun eigen aanpak: Waar zijn de teams al sterk in en waar kunnen zij nog meer van elkaar leren? Het instrument dat hiervoor ingezet wordt, is het ‘spinnenweb’. De eerste versie van het instrument ontwikkelen we en testen we in samenwerking met de teamsupervisors.(De spinnenweboefening is gebaseerd op de KWIC toolbox van VOKA. Deze wordt als basistool gehanteerd, maar gepersonaliseerd op maat van Punch Powertrain.)

Het spinnenweb bestaat uit de volgende vier categorieën waarop de teams zichzelf kunnen scoren:

• Samenwerken met elkaar;
• Opleiden van nieuwe mensen;
• Samenwerken met de andere afdelingen (onderhoud, kwaliteit en engineering);
• Kennen en nastreven van de doelstellingen.

Elke van de vier takken van het web kent een set stellingen. De operatoren kunnen deze stellingen beoordelen.

• De stellingen bestaan uit waarneembare punten. Dus bijvoorbeeld (bij opleiden): “Alle nieuwe medewerkers in ons team starten met een opleidingsboekje”. Of (bij samenwerken met andere afdelingen): “Als ik een probleem heb weet ik onmiddellijk wie ik moet bellen.” En bijvoorbeeld niet: “Ik heb het gevoel dat we onze mensen goed opleiden” omdat dat minder makkelijk eenduidig vast te stellen is.
• De stellingen krijgen van de deelnemers een score “Eens”; “Oneens, maar we zijn ermee bezig” of “Oneens, we zijn hier niet mee bezig”.
• De stellingen over een bepaald onderwerp hebben een bepaalde volgorde die opbouwt in ‘zwaarte’. De eerste stelling bij opleidingen stelt bijvoorbeeld dat iedereen een opleidingsboekje krijgt. En de laatste stelt dat iedereen op elke lijn inzetbaar is.

De aanpak is als volgt:

• In acht weken tijd doorlopen alle CVT’s alle takken van het web.
• Elk CVT heeft drie shifts (vroege dienst, late dienst, nachtploeg). Elke shift komt samen voor een reflectiemoment waarop 1 tak van het web centraal staat.
• Elk van deze groepen scoort het eigen CVT. Aan het eind bepalen zij samen met welke actie zij aan de slag willen om hun werk te verbeteren.
• Deze bijeenkomsten duren kort: 25 minuten. Zo kunnen de machines in warmloopstand blijven en is er weinig productieverlies.

Elk team bepaalt waar zij zelf staat

De teamsupervisors en ploegverantwoordelijken organiseren per CVT bijeenkomsten per shift. Dat betekent dat er telkens ongeveer een groepje van 8 tot 14 mensen samenkomt. Hun teamsupervisor of ploegverantwoordelijke vertelt bij de start dat het er niet om gaat hoog te scoren. Maar dat het juist belangrijk is te zie hoe het op dit moment loopt zodat je passende acties kunt nemen. Deelnemers lezen vervolgens om beurten een stelling voor en de groep gaat erover in gesprek. De bedoeling is dat zij het samen eens worden over het antwoord. Aan het eind kijkt men naar de score en bepalen zij gezamenlijk wat men graag wil verbeteren. Een trekker neemt na de bijeenkomst het voortouw. En de volgende bijeenkomst, over een andere tak van het spinnenweb, begint met een terugblik op de genomen acties.

Enkele reflecties van Lieze:

• “Voor de ploegverantwoordelijke bleek het een goede setting om dingen bespreekbaar te maken. Ik kon hen na afloop van een reflectiesessie tips en feedback geven. Zoals over bepaalde vragen die ze konden stellen. Zo lukte het hen om nog beter in hun rol te komen. Voor enkele onder hen was het nieuw om over de teamwerking te praten. Zij zijn tot nu toe gewend om in te zoomen op kwaliteit die er wel is of niet, of op engineering.”
• “Het is interessant dat verschillende shifts van één CVT vaak op dezelfde score uitkomen. En ook dezelfde verbeteracties kiezen. In die zin hielp het instrument om tot gedeelde beelden te komen. Als het hen daarna lukte om dingen te realiseren dan waren ze trots.”

Zelfreflectie leidt tot actie

De voornemens leiden in de CVT’s tot actie. Soms zijn het kleine acties zoals aanpassingen in de opleidingsboekjes of een andere inrichting van het teambord. Soms zijn het grotere acties. Bijvoorbeeld:

• De deelnemers van het CVT huisregelmontage ontdekken dat zij helemaal niet zo bekend zijn met de doelstellingen (KPI’s). Wel met de aantallen die geproduceerd dienen te worden. Maar iets als OEE (Overall Equipment Effectiveness) is bij hen niet bekend. Ze vragen hun Teamsupervisor daar meer over te vertellen. Dit leidt ertoe dat ze zelf meer zaken gaan opvolgen. Dit wordt concreet zichtbaar op het teambord.
• In een ander CVT wordt duidelijk dat het systeem van peter en meter verwaterd was. Ze hebben dat opnieuw opgepakt. Elke nieuwe collega krijgt nu weer zo’n mentor. Daarna is het grotere enthousiasme in het team merkbaar.

Van spinnenweb naar zeester

Het beeld van de spinnenweb staat centraal in het reflectie-instrument. En hoewel de aanpak goed werkt, past het beeld niet goed. Een spin die een poot moet missen, loopt eerst een poosje mank, en zal niet lang daarna het loodje leggen. Vanuit dit beeld zou je kunnen zeggen dat het niet goed werkt om alle takken van het werk (zoals kwaliteit, onderhoud en engineering) apart te organiseren. Als een punt zwak is of afvalt, kun je nog even gebruikmaken van de kennis (‘mank lopen’) maar het zal niet lang duren of je komt in de problemen (de spin sterft). In de CVT’s staat juist een werkwijze centraal waarbij men de zaken multidisciplinair regelt. Dit lijkt meer op het beeld van een levende zeester. Als die een poot moet missen, groeit die vanzelf terug. Het werken met het spinnenwebinstrument leidt tot het beeld van de zeester.