K&S-adviseurs Koen Deblonde en Nele van den Broeck verklappen in dit artikel wat de bouwstenen zijn van een duurzame community. De afgelopen maanden werkten ze aan het project 'The Knowledge Hub', een community over verschillende Vlaamse kennisinstellingen heen. We delen ook de gouden tips van Tessa Acar, community manager van The Knowledge Hub, en van Paula Oset Garcia, een data steward die nauw betrokken was bij het hele proces.
Community als hoogste organisatieprincipe
Hoe zorg je ervoor dat medewerkers echt betrokken zijn in een team? Hoe verbind je de vrijwilligers met de doelen van je organisatie zodat hun engagement een echte drive blijft? Het is een uitdaging van leidinggevenden en coördinatoren om mensen aan boord te houden. Ze stellen vaak vast dat engagement tijdelijk is of dat mensen naar binnen en daarna terug naar buiten bewegen. Hoe komt dat en wat kan je eraan doen?
Voor organisatieontwikkelaars zoals Koen en Nele is het kunnen smeden van meer verbondenheid zeer essentieel, een kernkwestie waarrond ze eigenlijk altijd werken: “Het gaat erom dat je mensen eigenaarschap geeft en dat ze zich inzetten op een manier die ook voedend is voor zichzelf. Elke organisatie structureert zichzelf om haar doelen te realiseren. Er is de hiërarchische organisatie, de platte organisatie, projectorganisatie, functionele organisatie, matrixorganisatie, met al dan niet zelfsturende teams. Dit zijn allemaal manieren om helderheid te creëren over wat de opdracht en verantwoordelijkheid is voor wie bijdraagt aan de organisatie. De nood aan heldere doelen en afgelijnde verantwoordelijkheden culmineert vaak in het schrijven van een Missie- en Visie-tekst. De meeste organisatie zijn voortdurend in beweging en evolueren van de ene organisatievorm naar de andere, afhankelijk van de nood of de tendensen in de samenleving. Het is ook mooi dat dit kan, dat teams en leiders steeds weer creatief op zoek gaan naar oplossingen om het werk beter te organiseren en om mensen gemotiveerd aan boord te houden.”
Een community is echter nog iets anders dan een organisatievorm, en is ergens essentiëler dan het formuleren van een missie- en visie-statement, hoe essentieel dat ook is: “Elke plek waar mensen samenwerken heeft het potentieel om een community te worden, of is dat zelfs al. Een community expliciet maken helpt om mensen te verbinden met elkaar vanuit een existentieel verlangen om bij te dragen aan een groter geheel en het persoonlijk verlangen tot ontwikkeling.”
Allemaal mooi gezegd, maar mensen verbinden kan toch een heel moeilijke opgave blijken te zijn. Het gaat dan ook over meer dan het toepassen van een methodiek, je moet echt focussen op het proces om een groep in verbinding te brengen. Hoe doe je dat?
The Knowledge Hub: van online lunchmeetings naar een live community
In den beginne, voor Koen en Nele aan het project deelnamen, was The Knowledge Hub een louter onlinenetwerk van data stewards. Er werden lunchpresentaties georganiseerd en met een mentimeter zocht men naar interactiviteit. De groep zag al snel de waarde van deze vorm van ontmoeting en kennisuitwisseling en ging op zoek naar iemand die hen met tools en tips kon versterken.
Community manager Tessa Acar vertelt waarom de nood aan community zo sterk leefde bij hen: “Onze groep bestaat voornamelijk uit data stewards, en dat is eigenlijk een nieuw beroep. Mensen vanuit alle richtingen stromen erin. Ze komen vaak uit IT, hebben net hun doctoraat afgewerkt, maar ook uit verschillende disciplines. Het is een heel divers publiek in een nieuwe carrière. Daarenboven werken slechts weinig data stewards in kleinere instellingen, waardoor zij sparringspartners zoeken buiten hun instelling om hun job samen vorm en richting te geven. Het professionaliseren van dit beroep is één van onze strategische doelen. Op een bepaald moment kwamen we daar wat in vast te zitten. We wilden er meer uit halen. Vandaar dat we externe expertise hebben gezocht.”
Waar traditionele consultants afkomen met een participatief missie-visie traject om leden te binden aan de community, kwamen Koen en Nele met een unieke insteek: het gaat over de beleving die je samen creëert. Ze gebruiken daarvoor een stappenplan dat je kan toepassen op elke community, of het nu in de hobbysfeer, sociale sector of bedrijfscontext is: het Community Canvas.
Paula Oset Garcia, zelf data steward en lid van het organiserend comité, vertelt wat ze vooral leuk vindt aan deze tool: “Als iets niet werkt, kan je gewoon kijken naar het Community Canvas en zien welke bouwsteen er ontbreekt en wat je moet veranderen. Zo heb je een kader om naar te verwijzen en deel je een taal.”
Tessa beaamt dat het een goede tool is, maar benadrukt dat er meer nodig is dan enkel goed gereedschap: “Het Community Canvas is een goed algemeen model en heeft zeker gewerkt als basis. Sommige building blocks waren echter voor onze community minder relevant en dan is het wel goed dat Koen en Nele daarmee flexibel omgingen en konden aanpassen aan onze context.”
Een community is dus meer dan goede tools, het is een plek waar je wil zijn in plaats van moet zijn. Het creëert het gevoel dat je iets aan het missen bent wanneer je niet kan deelnemen. Het is gebaseerd op ‘vrijwilligheid’ want iedereen zijn tijd is beperkt, dus je wil een context bouwen die aantrekkelijk is voor de leden. Koen vertelt meer over de fundamenten van een gemeenschap:
“De basis om je te verbinden met een community is het waarom van de community. Die why heeft twee kanten. Een 'yang kant' die over de inhoud gaat en helder maakt wat de bestaansreden is van de community, en de 'ying kant', die meer gaat over hoe we de ruimte creëren waarin vanuit de kracht van de groep het nieuwe kan ontstaan.”
Tessa benadrukt het vertrouwen en gedeelde doel dat een community creëert: “Wat maakt een community? Een gevoel van samenhorigheid, een gevoel van vertrouwen. Dat je op elkaar kan rekenen. Dat je weet waarvoor je een groep vormt en dat je weet dat je voor dat doel op elkaar kan steunen.”
Zoals de Britse auteur Simon Sinek zegt: “Start With Why”. Een van de eerste vragen die je moet beantwoorden is dan ook ‘What’s in it for me?’
Bij The Knowledge Hub was het antwoord op deze vraag een mogelijke splijtzwam: je had grofweg 2 kampen, die van de community of practice versus die van de community of purpose. Deze groepen waren ongeveer 50/50 verdeeld dus het was best spannend. Toch was het superbelangrijk om de knoop door te hakken, en dit meningsverschil uit te praten.
Van veilige meningen naar meningen delen in veiligheid
Het is niet altijd makkelijk om in een professionele context meningsverschillen aan te kaarten. Nele benadrukt dat er een bepaalde mindset nodig is om productief van mening te kunnen verschillen: “Zie een meningsverschil als een kans om de community te versterken in plaats van de spanning uit de weg te gaan in angst om de relaties aan te tasten. Een goed uitgeprate ruzie in een koppel zal het koppel dichter bij elkaar brengen. Hetzelfde geldt voor groepen.”
De communitybouwers zetten daarom een debat op volgens de methodiek van Deep Democracy. Hierbij gebruik je de fysieke ruimte ten volle en geef je de deelnemers de mogelijkheid om van mening te veranderen door zich in de ruimte te verplaatsen.
Uiteindelijk kozen ze voor een community of practice. Iedereen met de andere mening vroeg men wat ze nodig hadden om zich bij het besluit aan te sluiten. Een antwoord kon dan zijn: ‘Ik vind het OK, als we na X tijd dit debat opnieuw kunnen voeren’. Een uitstekend compromis, want het is heel gezond voor een community om regelmatig opnieuw stil te staan bij het ‘waarom’ ervan. Deze basismotivatie evolueert immers doorheen de tijd naarmate de leden evolueren of de maturiteit van de community groeit.
Uiteindelijk gaat het voor Tessa om dat je de mensen in de community vertrouwen geeft, en wegblijft van te veel top-down-verplichtingen: “Een belangrijke succesfactor is luisteren naar je leden. Dat je hen in de mate van het mogelijk zo goed mogelijk kan ondersteunen. Je moet ook niet alles zelf proberen op te lossen. Het zijn allemaal superslimme mensen.”
(A)live and Kicking
Een sleutelelement in het succesverhaal van The Knowledge Hub is de move van louter online events die zich richtten op zeer doelgericht samenkomen, naar een gemeenschap waarbij de ervaring primeert en die dan ook af en toe in real life samenkomt. Vanaf de vierde samenkomst, in de iconische boekentoren in Gent, kon je spreken van een schot in de roos.
Paula getuigt over het geweldige gevoel dat er na al hun inspanningen plots een organisme was ontstaan dat op zichzelf kon bestaan: “Online voelde het altijd wat duf aan. Als je mensen nooit in het echt ontmoet ga je niet je ziel op tafel smijten. Ik voelde de community echt tot leven komen in Gent in de Boekentoren. Er was veel interactie en mensen waren enthousiast vrijwilliger om in kleinere werkgroepen samen te zitten.”
Voor een succesvol community event zoals dit zijn er enkele ingrediënten:
- Verwacht geen mirakels bij je eerste event, vertrouwen moet je opbouwen: dat gebeurt makkelijker fysiek dan online, het was toen al de 4de keer dat ze elkaar zagen, dus het vertrouwen was al groter dan in het begin.
- Een sterke en gemotiveerde kerngroep: het programmacomité (de 6 trekkers van de community) hadden met veel zorg een aantrekkelijk programma in elkaar gestoken. Elke community is gebaat bij een ‘kerngroep’ met een relevant netwerk.
- Steek er iets unieks in: normaal is de Boekentoren off-limits voor het grote publiek, dus dit zorgt voor een prikkelende setting waarin mensen graag willen vertoeven. Zorg voor een teaser: iets sociaals/leuks/interessants dat onderlinge relaties versterkt en FOMO creëert.
- Inspraak werkt: er waren brainstormsessies waarbij iedereen zijn zeg kon doen over de werking van de community. De beste manier om engagement te verhogen is om mensen inspraak te geven.
- Samen leren: zeer belangrijk voor het succes van het event waren de interactieve workshops waarbij leden bouwden aan een product waar ze echt iets mee zijn. Een community of practice heeft als belangrijk doel om te leren van elkaar. Samen leer-output genereren is dan ook een zeer bevredigende en motiverende activiteit voor deze community omdat ze rechtstreeks inspeelt op de hoofdmotivatie om verbinding te zoeken.
Belangrijk is dat je niet zomaar een community maakt, maar dat het één is die duurzaam potentieel heeft. Een community of practice wil dus niet zeggen dat je geen resultaten boekt, Tessa zegt daarover: “Om de community duurzaam te laten bestaan is het belangrijk dat de energie die leden erin steken loont. Ook het online platform is belangrijk voor de periodes tussen de live bijeenkomsten. Inhoud is voor deze community zeer belangrijk en dat komt telkens ook terug. Voor onze laatste activiteit hebben we wel de meeste complimenten gekregen. En dat was een teambuilding activiteit.”
Paula verwacht dat ze met deze hybride aanpak van live en digitale ontmoetingen nu echt hun persoonlijke succesformule te pakken hebben: “Ik heb het gevoel dat we nu een community hebben die duurzaam is omdat we een leuk recept hebben, een balans tussen elkaar genoeg zien en ook niet te veel, ontmoetingen waarnaar we relevante inhoud meebrengen. We zijn zeker en vast beter uitgerust om te slagen in onze doelen nu.”
Gouden tips voor community builders
Voor de mensen die alleen de kop en staart van blogposts lezen (welkom terug) en voor de nauwgezette lezer geven we nog drie gouden tips voor communitybouwers van onze experts.
Tessa zet de rol van ambassadeurs centraal: “Mijn gouden tip aan een community manager die start: zorg dat je een goede kerngroep hebt, een paar ambassadeurs waarop je kan rekenen zodat je het niet alleen moet trekken. Het samen doen geeft echt energie en er is meer gedragenheid.”
Ook Paula focust op de pionier die alles trekken, maar ook op goede tools: “Mijn gouden tip: het is zeer goed als enkele mensen de leiding nemen in het begin en om het canvas als gids te gebruiken. Niet iedereen hoeft bij elke building block betrokken te zijn. Over governance-aspecten kan je bijvoorbeeld redetwisten met een kleinere groep, en dan met een voorstel naar de bredere community gaan.”
Nele en Koen zetten de houding van de procesbegeleider in de verf: “Als procesbegeleider stuur je niet op de inhoud, maar ben je wel streng op de vorm en het proces. Je daagt mensen uit om zich uit te spreken en afgestemd te zijn op elkaar.”
Wij helpen je graag met je community
Je kan alles van in het begin zelf doen, maar soms loont het gewoon om er eerst even wat externe hulp bij te halen. Wij doen wat de community (nog) niet kan, helpen je met het ontwaren van knopen en het hoe en waarom scherper in het oog te krijgen. En als alles goed draait en we onszelf overbodig gemaakt hebben verdwijnen we weer. Contacteer ons voor meer info!