Als interim manager sta je vaak voor de uitdagende taak om binnen een beperkte tijdspanne een team te leiden, problemen op te lossen en resultaten te behalen. Maar wat als je dieper gaat en niet alleen de rol van leider opneemt, maar vooral die van van teamcoach? K&S-adviseur Kassandra Driezen ging 3 maanden aan de slag als interim manager in afwachting van een nieuwe leidinggevende. Ze vertelt je in dit interview hoe zo’n interim rol met focus op gedeeld leiderschap leidt tot zelfredzame en succesvolle teams.
Hoe gaf je een waardevolle invulling aan jouw functie als interim manager?
Het is belangrijk om heldere verwachtingen te creëren en de grenzen van je rol als interim manager te definiëren. Zo leg je de basis voor een veilige en productieve werkomgeving.
“Ik ben van in het begin heel helder en open geweest over mijn tijdelijk rol in het team. Als je ergens maar drie maanden bent, heeft het geen enkele zin om je te gaan verdiepen in de inhoud want die kennis verdwijnt dan weer na drie maanden. Mijn kracht en meerwaarde lag in de eerste plaats bij het zelfredzaam maken van het team zodat ze meteen kunnen bouwen aan de toekomst als de nieuwe leidinggevende aan boord komt. En de snelste weg naar zelfredzame teams is gedeeld leiderschap.
Als teamcoach is het belangrijk dat je wegblijft uit de sturende rol en zoveel mogelijk aan de slag gaat met de verantwoordelijkheid van de teamleden zelf, in hun eigenaarschap met elk hun kennis en expertise. Als manager en leidinggevende zal je vaker beslissingen moeten nemen en de richting bepalen. Die laatste rol was natuurlijk niet helemaal uit te sluiten. Maar elke beslissing die er genomen moest worden, vertrok vanuit de filosofie van zelfredzaamheid. Teamleden die zelf beslissingen nemen, zijn gemotiveerder en voelen zich meer betrokken bij het team en het proces.”
In haar blog ‘De subtiele impact van de manager op een samensturend team’ vertelt Kassandra hoe je ook als (niet-interim) manager een klassiek georganiseerd team kan omvormen tot een betrokken samensturend team.
Hoe neem je die coachende rol op als je mee in de praktijk staat?
Als coachende interim manager is het cruciaal om een diepgaand begrip te hebben van de behoeften, sterke punten en zwakke punten van het team. Dit vereist empathie, observatie en open communicatie. Door te begrijpen waar het team staat en wat het nodig heeft om te groeien, kun je effectief coachen en begeleiden.
“Omdat ik 2,5 dag per week aanwezig was in het bedrijf, dicht bij het team, had ik tijd om mensen te observeren in hun werk, om ze bezig te zien in het systeem. Ik leerde iedereen kennen met hun talenten en valkuilen. Dat gaf de mogelijkheid om heel gericht te coachen, door te spiegelen, in het moment zelf. We gingen vaak in gesprek en bekeken elke situatie samen vanuit het principe van zelfredzaamheid. In de meeste teams is er voldoende kennis bij elk individu om in staat te zijn zelf beslissingen te nemen. Ik kon die coachende rol echt opnemen vanuit de praktijk, wel weg van de inhoud, en kort op de bal spelen. Daarbij bracht ik ook de helikopter view vanuit de organisatie mee in de gesprekken, om meer afstand te nemen en betere beslissingen te kunnen nemen.”
Hoe zit het dan met feedback geven, hoe pak je dat het beste aan?
“Leidinggevenden hebben wel eens de neiging om eerder sturend feedback te geven, als interim manager krijg je de kans om dit op een coachende manier aan te pakken. Door in een gesprek niet te sturen maar te spiegelen kom je veel sneller tot de kern van de zaak en dring je door tot de onderste relationele laag van de communicatiepiramide. Uiteraard moet je dan wel voldoende veiligheid creëren om dit gesprek optimaal te kunnen faciliteren.”
“De grote valkuil is om zelf betrokken te geraken in het systeem, of om zelf richting te willen geven. Ik ben er echt van overtuigd dat diegene die elke dag met het werk bezig is, zelf het beste beeld heeft van hoe de zaken moeten gebeuren. Als interim manager kan je, zonder ‘storende voorkennis’, met open blik naar de dingen kijken en bepaalde werkwijzen, systemen of gewoonten tegen het licht houden. Je ziet zo ook makkelijker de hoofdlijnen, de rode draad, die voor iemand die elke dag betrokken is moeilijker zichtbaar blijft.”
Kan je gedeeld leiderschap toepassen bij elk soort team?
“Er wordt wel eens gezegd dat het bijvoorbeeld in een team van arbeiders minder zou passen maar daar ben ik het niet mee eens. Je moet gedeeld leiderschap zien als een pallet, een spectrum. In elk team kan je zoeken naar dat stukje waar voor hen gedeeld leiderschap mogelijk is. En daar zit volgens mij net de kracht van de interim mananger en ook wat mij persoonlijk het meeste energie geeft: in elk team op zoek gaan naar de sleutel tot hun zelfredzaamheid.”