Deze blog gaat over manieren waarop ‘top en vloer’ samen kunnen werken om tot vernieuwing te komen.
Stroeve samenwerking
We zitten bijeen met een groep mensen die belang heeft bij het opzetten van een opleidingshuis in de organisatie waar zij werken. We reflecteren op de soms stroeve samenwerking hierin tussen het directielid (met een duidelijke visie op dit opleidingshuis) en de HR-medewerker (die dit huis gaat opzetten). Het lijkt soms wel alsof ze elkaar niet verstaan.
Ik geef voorbeelden uit andere organisaties waaruit blijkt dat zij niet de enige zijn waar de logische lijn van visie en uitgewerkte plannen naar een geslaagde uitvoering soms stokt. We lachen samen om herkenbare valkuilen en patronen zoals een directielid dat vol goede moed zegt: "Dit werkt, dus dat gaan we breed uitrollen”, of een medewerker die verzucht: "Daar hebben we toch nooit tijd voor, naast ons gewone werk?”. Het zijn herkenbare uitspraken waarvan voor de aanwezigen duidelijk is dat die juist niet helpen om de samenwerking weer ’te laten stromen’.
Een aanpak in vier stappen leidt tot nieuwe energie en concrete vervolgstappen:
Stap 1: Onderzoeken van concrete situaties
De ontspannen sfeer die er is ontstaan gebruiken we om wat situaties uit de eigen context onder de loep te nemen. We onderzoeken wat nu momenten zijn waarop initiatieven vanuit de directie leiden tot energie ‘op de werkvloer’ en momenten waarop ze juist zorgen dat de ‘veranderzin’ weglekt. Andersom onderzoeken we ook welke acties vanuit de medewerkers bijdroegen aan verandering en welke initiatieven juist leidden tot verminderde energie. Op deze manier krijgen we heel concrete situaties in beeld waar de samenwerking vlot gaat en waar die juist stroef loopt. We gebruikten hiervoor bovenstaand kwadrant.
Stap 2: Analyse van onderliggende aannames
Het uitwisselen over de opgespoorde situaties koppelen we aan een analyse. We proberen erachter te komen welke aannames het handelen stuurden in die specifieke situaties. Dit kunnen zowel productieve aannames (of overtuigingen)zijn als niet-productieve.
- Een aanname die veel van de acties leidt in het bouwen aan het opleidingshuis, maar die helemaal niet zo productief bleek te zijn, is "kennis valt in een systeem te vatten”. Samenwerkingen met externe partners was gericht op de aanschaf van een goed systeem om alle kennis van medewerkers en hun deelname aan opleidingen in te vangen.
- Een voorbeeld van een aanname die juist productief bleek te werken, was: "als we een ontmoeting leuk maken, komen er meer mensen op af”.
Stap 3: Ontwerpen van alternatieve aannames
In een brainstormronde bedenken we voor elke belemmerende aanname gezamenlijk een heel stel nieuwe aannames. Een alternatief voor de hierboven genoemde aanname “kennis valt in een systeem te vatten” is bijvoorbeeld: "kennis stroomt alleen tussen mensen, niet op papier”. De aantrekkelijkste, leukste, meest stimulerende nieuwe aannames vormen het startpunt voor het ontwerpen van nieuwe acties.
Stap 4: Brainstorm over acties
Hardop denkend en voortbouwend op elkaars inbreng komen we op allerlei nieuwe ideeën. Dit leidt tot energie bij de HR-medewerker om hiermee aan het werk te gaan. En overigens niet alleen bij hem, maar ook bij de andere aanwezigen. In plaats van de aandacht te richten op een ICT-systeem waarin alle medewerkers hun profiel zouden moeten aanmaken, bedenken we manieren waarop mensen elkaar ontmoeten en voor elkaar profielen invullen ("wat vindt mijn collega nu opvallend aan mij, waar ziet hij of zij dat ik goed in ben?). In plaats van een strategisch plan dat moet helpen bij het laten zien van de unieke kennis die deze organisatie in huis heeft, aan externe partners, bedenken de aanwezigen een aanpak waarbij elke medewerker ambassadeur is naar buiten toe. Er ontstaan ideeën over hoe je tijdens een gewone verjaardagsvisite zou kunnen delen waar je trots op bent in je werk voor deze organisatie.
Een mooie oogst: we hebben levensechte situaties met elkaar onderzocht en hebben nieuwe acties bedacht die zouden kunnen helpen bij het opzetten van het opleidingshuis.
Deze blog is de eerste van een reeks. Suzanne Verdonschot, Joeri Kabalt en Mara Spruyt maken in oktober 2014 een studiereis naar de Verenigde Staten. In deze blogserie verkennen zij hun onderzoeksvragen en –aanpak. Suzanne doet onderzoek naar manieren waarop ‘top en vloer’ samen kunnen werken om tot vernieuwing te komen. Lees meer over dit onderzoek via deze link.