“Elke dag hebben we achter elkaar door overleggen, van 9 tot 5, soms zonder zelfs maar een pauze om naar de wc te gaan. Als het ons lukt om die vergaderingen ook maar iets effectiever en leuker te maken, ben ik al ontzettend blij!”
Het is een verzuchting die we vaak horen. Voor veel mensen bestaat een groot deel van hun werkende leven uit overleggen. En toch denken we zelden na over hoe die gesprekken er wél uit zouden kunnen zien. Hoe hoop je dat jullie over twee jaar vergaderen? Waar droom je van?
In een actieleertraject bij een ministerie was die droomvraag het startpunt. We onderzochten samen met alle tachtig collega’s hoe vergaderingen effectiever, betekenisvoller én leuker kunnen worden - met als doel meer impact en werkplezier. Geen workshop of training met pasklare tools, maar samen al doende leren: wat werkt voor ons? Hoe kunnen we anders interveniëren in gesprekken? En hoe creëren we ruimte om te vertragen en te reflecteren?
In deze blog delen we hoe we dat aanpakten en wat het opleverde.
Spelen met vergaderstereotypen
De reflex bij ‘effectief vergaderen’ is vaak: meer tools en vaardigheden aanleren. Een training over actielijsten maken. Of slimmer notuleren. In deze organisatie was die kennis er al. De uitdaging zat niet in meer weten, maar in dingen anders gaan doen. Hoe grijp je in als iemand te veel praat? Hoe neem je eigenaarschap voor het gesprek, ook als je geen voorzitter bent? Welke aannames hebben we eigenlijk over wat wel of niet kan of hoort in een overleg?
Om dat te oefenen, ontwierpen we een vergaderspel op maat. Deelnemers kregen een ‘vergaderstereotype’, zoals de inhoudelijke, de afwezige of de voorzitter, en een herkenbaar onderwerp, bijvoorbeeld het teamuitje organiseren of de werkplekken evalueren. In tien minuten kwamen de bestaande patronen naar boven. Tijdens het spel brachten wij als spelleiders af en toe verstoringen in, zoals een haperende verbinding of een telefoontje midden in het gesprek. Dat leidde tot herkenbare situaties waarin deelnemers konden oefenen en reflecteren op hoe ze hiermee om konden gaan. Het was hard werken én er werd gelachen: “Zo gaat het in het echt nou ook!” Het speelse element maakte het laagdrempeliger om serieuze thema’s in te brengen. Zo ontdekten we dat iedereen onbewust steeds naar de voorzitter keek om het gesprek in goede banen te leiden. Terwijl het juist goed bleek te werken om gezamenlijk verantwoordelijk te zijn voor het proces. Bijvoorbeeld door te vragen: ‘Hoe vinden we dat het overleg gaat?’ of ‘Zullen we nog 5 minuten hierover doorpraten en dan een besluit nemen?’.
Verwonderend vergaderen
Deze inzichten toepassen bleek nog niet zo eenvoudig. Regelmatig ontbrak de mentale ruimte om stil te staan bij wat een gesprek nodig heeft. Dat is niet vreemd. Veel mensen zitten continu in de ‘doe-modus’. Onderzoek van professor Megan Reitz laat zien dat er in organisaties weinig ruimte is voor de ‘zijns-modus’. Volgens haar is dit een groot probleem, omdat mensen daardoor geen ‘mentale bandbreedte’ hebben om creatieve oplossingen te bedenken voor complexe vraagstukken, terwijl dit juist steeds meer van ons gevraagd wordt. Daarom introduceerden we tijdens deze sessies korte momenten van vertraging, met twee ‘Even uit de Maalstroom’-podcasts waarin je werd uitgenodigd om je verwonderende blik aan te zetten op een doodgewone werkdag. Bijvoorbeeld door je gedachten op te schrijven of bewust te observeren wat er om je heen gebeurt.
Die verwondering hielp om tijdens vergaderingen uit te zoomen en dingen van een afstandje of nieuw perspectief bekijken (“Even uit de maalstroom zorgt ervoor dat ik mijn eerdere gedachten stopzet en terug kan met een frisse blik, door uit te zoomen”) en een moment van rust, ruimte en ontspanning te creëren (“Even weg uit de to-do lijst met een inspirerende impuls”). Tegelijkertijd was er ook een groep collega’s die het ongemakkelijk vond en waarbij er niet direct rust ontstond, maar er juist veel gedachten naar boven kwamen.
Vergadercanvas
Maar echt veranderen gebeurt pas in de praktijk. Samen gingen we aan de slag met het ontwerpen van vergaderingen die al gepland stonden. Dit deden we aan de hand van het vergadercanvas. Daarnaast verzonnen we met elkaar kleine experimenten om zo te onderzoeken wat werkt op het gebied van verwonderen, interveniëren en anders vergaderen: veertig dagen na de sessies kwamen we terug voor een reflectiemoment, waarin we keken naar de al gemaakte progressie. Wanneer lukte het al om anders te vergaderen – hoe klein ook? Wat werkte daarin goed? Wat wordt je volgende stap en wat heb je daarvoor nodig?
Het resultaat: veel kleine, maar betekenisvolle veranderingen. Denk aan roulerend voorzitterschap, kortere vergaderingen en bewuster ingrijpen in gesprekken. En misschien nog wel belangrijker: er ontstond weer ruimte om stil te staan. Om even niet door te rennen van overleg naar overleg, maar bewust te kiezen hoe je samenwerkt. Gesprek voor gesprek.
Interesse in verwonderend vergaderen? Neem contact op met Marijne Vos. Of zelf aan de slag met het ontwerp van je vergadering? Zie de kaartenset Speels Veranderen.