De zomervakanties zijn al even achter de rug. Bij Kessels & Smit begonnen we het nieuwe ‘seizoen’ traditioneel met alle internationale collega’s tijdens een tweedaagse waarin we met elkaar stil stonden bij onze eigen ontwikkeling en die van ons lerend gezelschap. Persoonlijke reflectie op waar je staat als professional en wat dit betekent voor de organisatie als geheel, waren belangrijke onderwerpen van gesprek.
Dit soort reflectieve gesprekken zijn erg inspirerend en werken op een diepere laag verbindend, onder andere doordat je met collega’s de tijd neemt om met aandacht in gesprek te gaan. Toch missen dit soort gesprekken soms iets - namelijk de doorvertaling tot praktische, concrete realisaties. Dit jaar probeerden we hier extra aandacht aan te schenken.
Combinatie van World Café en Open Space
Een mooie werkvorm die dit actie-element onderstreept is het Pro Action Café. Een combinatie van World Café en Open Space. Het is een gespreksvorm waarbij gebruik gemaakt wordt van de input van alle deelnemers; echt een manier om de collectief aanwezige intelligentie van de groep te benutten. Open Space en World Café zijn vormen die vaak gaan over vragen van het geheel. Het Pro Action Café gaat eerder over individuele vragen waarvoor je de intelligentie van de groep gebruikt.
Centraal staat een thema, vraagstuk of onderwerp waar iemand hulp bij wil. In een groep kunnen meerdere mensen aangeven dat zij een onderwerp hebben om in te brengen. Het gaat om iets dat j verder wilt brengen, in het werk of meer persoonlijk. Iets waar je actie in wilt creëren. Vervolgens staat deze vraag gedurende drie gespreksrondes centraal, waarin de vragensteller met wisselende groepjes mensen in gesprek gaat.
Hoe gaat het in z’n werk?
- Het proces begint met een korte inventarisatie van de personen die een vraag of thema hebben waar ze actie in willen ondernemen. Verdeel dan de groep in kleinere groepen van 3- 5 personen, en zorg ervoor dat er een gelijk aantal groepen is als er vragenstellers zijn. Iedere ronde wisselt de groep van vragensteller.
- Vervolgens zijn er drie ronden in café opstelling, waar iedere gespreksronde 20-30 minuren duurt. Alle vragenstellers gaan aan een tafel zitten, en blijven daar, terwijl gedurende drie rondes verschillende groepjes aanschuiven.
- De eerste ronde is bedoeld om de vraag verder te verdiepen. Wat is het doel dat je wilt bereiken? Wat maakt het belangrijk?
- De tweede ronde gaat over wat er nodig is om dit te bereiken. En wat mist er dan nog?
- De derde ronde is vervolgens gericht op; wat leer ik over mezelf, mijn project en de volgende stappen die nog nodig zijn? Deze reflectie doet de vragensteller in eerste instantie alleen. Op deze manier wordt er ruimte gecreëerd om rustig stil te staan bij alle input uit de twee eerdere rondes. Vervolgens is er een laatste gesprekronde waarin de vragensteller zijn of haar reflecties deel met de groep en de volgende stappen te bespreken.
Veel energie om in beweging te komen
Een aantal elementen zorgen er voor dat deze werkvorm heel veel energie voor actie genereert, zo merkten wij in elk geval. In eerste instantie doordat de ingebrachte vraag voldoende onderzocht en gepolijst wordt waardoor de vraag die er echt toe doet zich uitkristalliseert. Dat op zich maakt al energie los. Vervolgens helpen collega's de inbrenger(s) van de oorspronkelijke vraag om stappen te definiëren enerzijds maar er wordt ook gekeken naar welke ondersteuning, welke verbindingen er nodig zijn om die stappen haalbaar te maken. Dat betekent dat je als inbrenger, aan het einde van de verschillende gespreksrondes, haarscherpe stappen ziet en ondersteuning voelt om in beweging te komen. Sommige mensen waren niet te houden… Aan het eind kon al die individueel losgemaakte energie weer mooi verbonden worden onderling, en dat gaf een sterk gevoel van 'beweging' als groep.
Meer lezen?
- Via www.theartofhosting.com lees je meer over Open Space, World Cafe en het ProAction Café.
- De 2x2 vragen helpen om scherp te krijgen welk resultaat je wilt bereiken en wat daarin nodig is. Je leest er meer over in de handout met de 2x2 vragen.