Leidinggevenden in de ouderenzorg pakken kort verzuim aan via praktijkcasussen

By: Niels Seresia

#Inspiration   #Projects  

Wanneer een zorgorganisatie groeit, groeien de uitdagingen mee. Dat ondervond ook De Medemens, actief in woonzorgcentra en kinderdagverblijven in Antwerpen. Door verschillende fusies ontstond een grote organisatie met vijftien huizen, elk met hun eigen dynamiek. Leidinggevenden binnen de huizen merkten dat ze vaak individueel worstelden met vergelijkbare problemen, zonder te weten dat collega’s elders met precies dezelfde vragen zaten.

K&S-adviseur Niels Seresia ontwikkelde samen met VTO-verantwoordelijke Silke Gorremans een intervisietraject voor leidinggevenden dat vertrekt vanuit reële praktijksituaties: geen theoretische cursus maar wel leren door samen te experimenteren. In deze blog delen ze hoe het traject rond kort ziekteverzuim werd opgebouwd en wat het opleverde.

Nood aan leeromgeving voor leidinggevenden

Silke: “Voor nieuwe leidinggevenden hebben we bij De Medemens al een uitgebreid trainingsaanbod, maar voor collega’s die al langer in hun rol staan was er eigenlijk geen structurele ondersteuning.”

Niels: “Er leefden verschillende thema’s binnen de organisatie waarvoor geen kant-en-klaar antwoord bestond, maar wél een duidelijke leernood. We wilden iets creëren dat leidinggevenden over de huizen heen verbindt, zodat ze van elkaar kunnen leren en samen kunnen werken aan actuele vraagstukken. Uit de jaarlijkse personeelsbevraging werden twee prioritaire thema’s geselecteerd: ‘kort ziekteverzuim’ & ‘roddelen’.

Opbouw van het intervisietraject ‘kort verzuim’

Niels: “In een eerste sessie verkenden de deelnemers wat er rond kort verzuim speelde in de verschillende huizen. Op basis daarvan kozen leidinggevenden een eigen praktijkcasus waarmee ze in duo’s aan de slag gingen. Ze testten kleine experimenten uit, van draaiboeken en gespreksformats tot eenvoudige procedures, en ontdekten al doende wat werkte en wat niet.

Silke: De eerste sessie was nog wat aftasten, niemand kende elkaar, maar vanaf de tweede sessie voelde ik echt verwantschap ontstaan. Er kwam vertrouwen en daardoor werden de gesprekken steeds opener en eerlijker.”

Niels: “Tussen de sessies in hielden de leidinggevenden elkaar online via een platform op de hoogte en gaven ze elkaar feedback, zodat het leren niet stilviel tussen de dagelijkse zorgen. Een externe expert bracht extra inzichten binnen, die de deelnemers meteen konden vertalen naar hun eigen casus. In de intervisiemomenten bespraken we waar iemand vastliep en hielp de groep gericht mee zoeken naar oplossingen. We sloten af met een reflectiedag, waarbij de duo’s hun leerproces deelden in de vorm van een korte podcast en bijkomend materiaal dat later, na interne afstemming, organisatiebreed gedeeld wordt.

Vangnet voor leidinggevenden

Silke: “Wat mij het meest raakte, was hoe de groep een vangnet werd. Door omstandigheden op de werkvloer kon één duo hun casus niet afwerken zoals voorzien. Maar in plaats van dat als een mislukking te zien, zag ik hoe de groep hen droeg. Ze werden gehoord, kregen tips en steun. Soms gingen de gesprekken niet langer over het oorspronkelijke thema ‘verzuim’, maar dat was oké, het was precies wat zij op dat moment nodig hadden. En de anderen leerden ook uit deze specifieke problematiek. Dat heeft mij geleerd dat onze thema's richting geven, maar niet heilig zijn: soms moet je het plan durven loslaten en meegaan met wat er ontstaat. En ik ben uiteindelijk ook heel tevreden met het resultaat.”

Concrete resultaten

Silke: “Op basis van het intervisietraject gaan we heel wat nieuwe materialen lanceren binnen de organisatie. Zo is er bijvoorbeeld de ‘checklist rond ziekteverzuim’ waarvan we nu al weten dat die ons veel tijd gaat besparen. Wanneer iemand zich ziek meldt, worden dankzij deze checklist door iedereen de juiste en zelfde vragen gesteld. Dat is iets heel eenvoudigs, maar met grote impact.”

Niels: “Silke was echt mijn interne bondgenoot, zij heeft ervoor gezorgd dat wat er geleerd werd niet verloren gaat. Ze sloot aan bij de sessies, volgde de casussen op en zorgt er nu ook voor dat het materiaal gedeeld wordt.”

Silke: ”Er zijn niet alleen materialen als resultaat. Ik merk ook dat leidinggevenden sneller over de campussen heen elkaar contacteren. Iets wat vroeger veel minder gebeurde. Dat is echt winst. Daarnaast was directie ook positief verrast door de podcasts omdat ze het warme verbindende gevoel van de groep echt overbrengen. Collega’s die er niet bij waren ontdekken zo dat ze er niet alleen voor staan met alle uitdagingen. De problematieken over de verschillende regio’s heen waren heel vergelijkbaar en dus herkenbaar.”

Veel vraag naar het volgende traject

Niels: “Bij de start van een traject hoor ik vaak: ‘Moet ik nu een opleiding volgen over omgaan met ziekteverzuim? Ik heb geen tijd, ik wil liever problemen oplossen op de werkvloer.’ Toch blijkt telkens opnieuw dat even afstand nemen en gericht reflecteren veel meer oplevert dan blijven ploeteren.”

Silke: “Met Niels samenwerken was vanzelfsprekend voor mij. Door de jarenlange samenwerking kent hij onze organisatie door en door. Hij nodigt mensen uit om naar zichzelf te kijken. Daardoor vertrekken ze altijd met iets waar ze écht mee verder kunnen. Leidinggevenden vragen me nu al wanneer ze zich kunnen inschrijvingen voor de volgende ronde. Hun collega’s hebben hen zo warm gemaakt dat ze ook willen deelnemen. Voor mij is dat de mooiste bevestiging dat het traject iets oplevert.”